～ทำความเข้าใจข้อควรระวังที่พบบ่อยในการตรวจนับสินค้าคงคลัง ซึ่งอาจส่งผลต่อการคำนวณกำไรขั้นต้น การวิเคราะห์การสูญเสียของสินค้าคงคลัง และการบริหารสินค้าในระดับ SKU สำหรับธุรกิจค้าปลีกในประเทศไทย～
ข้อควรระวังที่พบบ่อยในการตรวจนับสินค้าคงคลัง
การตรวจนับสินค้าคงคลังมีบทบาทสำคัญในการดำเนินงานของธุรกิจค้าปลีก วัตถุประสงค์หลักคือการปิดบัญชีและการคำนวณกำไร รวมถึงการบริหารสินค้าและการควบคุมการสูญเสียของสินค้าคงคลัง อย่างไรก็ตาม แม้จะดำเนินการตรวจนับสินค้าคงคลังจริงได้อย่างถูกต้อง แต่ผลลัพธ์ที่ได้อาจไม่น่าเชื่อถือ หากข้อมูลพื้นฐานหรือการดำเนินงานร้านค้าในแต่ละวันไม่ได้รับการบริหารจัดการอย่างเหมาะสม
สำหรับธุรกิจค้าปลีกในประเทศไทย การตรวจนับสินค้าคงคลังอย่างถูกต้องมีความสำคัญต่อการยกระดับความถูกต้องของสินค้าคงคลัง การลดการสูญเสียของสินค้าคงคลัง และการสนับสนุนการดำเนินงานร้านค้าให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นในรูปแบบค้าปลีกสมัยใหม่ เช่น ร้านสะดวกซื้อ ซูเปอร์มาร์เก็ต ร้านค้าเฉพาะทาง และศูนย์การค้า การตรวจนับสินค้าคงคลังไม่ควรถูกมองว่าเป็นเพียงงานนับจำนวนสินค้าเท่านั้น แต่เป็นกระบวนการสำคัญที่สนับสนุนการรายงานทางการเงิน การบริหารสินค้าคงคลัง และการตัดสินใจที่ดีขึ้นในธุรกิจค้าปลีก
１．ข้อควรระวังในการปิดบัญชีและการคำนวณกำไร
หลังจากดำเนินการตรวจนับสินค้าคงคลังเสร็จสิ้น บริษัทอาจพบค่าความผิดปกติในอัตรากำไรขั้นต้นโดยรวม ในกรณีเช่นนี้ ขั้นตอนแรกมักเป็นการตรวจสอบผลการตรวจนับสินค้าคงคลังอีกครั้ง อย่างไรก็ตาม สาเหตุของความคลาดเคลื่อนไม่ได้มาจากการตรวจนับสินค้าคงคลังจริงเสมอไป
เมื่อใช้วิธีราคาขายปลีกในการประเมินสินค้าคงคลัง การคำนวณกำไรจำเป็นต้องอาศัยมากกว่าจำนวนสินค้าคงคลังจริงต้นงวดและปลายงวด บริษัทจำเป็นต้องมีข้อมูลที่ถูกต้องเกี่ยวกับต้นทุนการซื้อ ปริมาณการซื้อ ยอดขาย และการคืนสินค้าในระหว่างรอบระยะเวลาบัญชีด้วย ตัวเลขหลักที่จำเป็น ได้แก่ ต้นทุนสินค้าคงคลังต้นงวดรวม ต้นทุนการซื้อรวมระหว่างงวด ยอดขายรวม และสินค้าคงคลังปลายงวดรวมตามราคาขายปลีก
หากผลการตรวจนับสินค้าคงคลังต้นงวดและปลายงวดถูกต้อง ตัวเลขที่ผิดปกติอาจเกิดจากปัญหาที่ซ่อนอยู่ในข้อมูลยอดขายหรือข้อมูลการซื้อ หนึ่งในปัญหาที่พบบ่อยคือความผิดพลาดของการตัดรอบข้อมูลในช่วงวันที่ตรวจนับสินค้าคงคลัง ตัวอย่างเช่น หากสินค้ามาถึงก่อนการตรวจนับ แต่ใบส่งของหรือข้อมูลในระบบลงวันที่หลังการตรวจนับ ข้อมูลการซื้อจะแสดงยอดต่ำกว่าความเป็นจริง ส่งผลให้อัตรากำไรขั้นต้นอาจดูสูงกว่าที่ควรจะเป็น
เพื่อป้องกันปัญหานี้ ธุรกิจค้าปลีกควรพิจารณาจำกัดการรับสินค้าและการคืนสินค้าในช่วงระยะเวลาหนึ่งก่อนและหลังวันที่ตรวจนับสินค้าคงคลัง สินค้าบางประเภทอาจจำเป็นต้องมีการจัดส่งทุกวัน แต่สำหรับสินค้าประเภทอื่น ควรกำหนดกฎเกณฑ์ที่ชัดเจน สื่อสารให้พนักงานที่เกี่ยวข้องทุกฝ่ายรับทราบ และปฏิบัติตามอย่างเคร่งครัด นอกจากนี้ ธุรกิจค้าปลีกยังควรให้ความสำคัญกับกรณีที่มีการละเว้นหรือบันทึกข้อมูลผิดพลาดในการโอนย้ายสินค้าระหว่างแผนกหรือระหว่างร้านค้า
２．ข้อควรระวังในการบริหารสินค้าและการสูญเสียของสินค้าคงคลัง
ในการบริหารสินค้าคงคลัง การจัดการสินค้าไม่ควรจำกัดอยู่เพียงระดับหมวดหมู่สินค้าเท่านั้น แต่ควรบริหารในระดับ SKU ที่ละเอียดมากขึ้นด้วย การสูญเสียของสินค้าคงคลัง หรือ shrinkage ซึ่งเกิดจากปัจจัยอื่นนอกเหนือจากการขายหรือการตัดจำหน่ายที่มีการบันทึกไว้ มักถูกแสดงเป็นมูลค่าทางการเงิน แต่โดยพื้นฐานแล้ว ปัญหานี้เป็นเรื่องของ “จำนวนสินค้า”
หากพิจารณาจากจำนวนสินค้า สินค้าคงคลังสามารถอธิบายได้ดังนี้:
จำนวนสินค้าคงคลังต้นงวด + จำนวนสินค้าที่ซื้อเข้า – จำนวนสินค้าที่คืน – จำนวนสินค้าที่ขาย – จำนวนสินค้าที่สูญหาย = จำนวนสินค้าคงคลังจริงปลายงวด
กล่าวอีกนัยหนึ่ง:
จำนวนการสูญเสียของสินค้าคงคลัง = จำนวนสินค้าคงคลังปลายงวดที่คาดการณ์ไว้ – จำนวนสินค้าคงคลังจริงปลายงวด
ความผิดพลาดของการตัดรอบข้อมูลสามารถส่งผลต่อการบริหารสินค้าและการคำนวณการสูญเสียของสินค้าคงคลังได้เช่นกัน ความผิดพลาดของจำนวนสินค้าที่ซื้อเข้าอาจเกิดจากความผิดพลาดในการจัดส่ง ความผิดพลาดในการรับสินค้า หรือข้อมูลการส่งมอบที่ไม่ถูกต้อง สำหรับการคืนสินค้า อาจมีกรณีที่สินค้าได้รับการคืนแล้ว แต่ไม่ได้มีการบันทึกรายการอย่างถูกต้อง
จำนวนสินค้าที่ขายอาจมีความผิดพลาดในระดับ SKU ด้วยเช่นกัน รายการสินค้าและ SKU ไม่ได้เหมือนกันเสมอไป ตัวอย่างเช่น สินค้าอาหารอาจมีรูปแบบย่อย เช่น “รสอ่อน” “เผ็ดปานกลาง” และ “เผ็ดมาก” ส่วนสินค้าเครื่องแต่งกายและรองเท้าอาจมีขนาดต่างกัน เช่น “S” “M” และ “L” หรือมีสีต่างกัน เช่น “แดง” “น้ำเงิน” และ “เขียว”
เนื่องจากสินค้าเหล่านี้อาจมีราคาขายและต้นทุนซื้อเท่ากัน ความผิดพลาดระหว่างการรับสินค้าหรือการบันทึกการขายอาจดูเหมือนไม่ส่งผลต่อยอดเงินรวม อย่างไรก็ตาม ในมุมมองของการบริหารสินค้าคงคลัง ความผิดพลาดในระดับ SKU สามารถก่อให้เกิดปัญหาร้ายแรงได้ เช่น สินค้าบางรูปแบบขาดสต็อก หรือสินค้าบางรูปแบบมีคงเหลือมากเกินไป
การบันทึกการลดราคา การปรับราคาเพิ่ม และการตัดจำหน่ายสินค้าก็มีความสำคัญเช่นกัน หากการลดราคาไม่ได้รับการบันทึกอย่างถูกต้อง ส่วนต่างดังกล่าวอาจถูกมองว่าเป็นการสูญเสียของสินค้าคงคลังที่ไม่ทราบสาเหตุ ในทางกลับกัน การปรับราคาเพิ่มอาจทำให้การสูญเสียของสินค้าคงคลังดูต่ำกว่าความเป็นจริง และนำไปสู่สิ่งที่เรียกว่า “สินค้าคงคลังเกินบัญชี” ซึ่งหมายถึงกรณีที่สินค้าคงคลังจริงมีจำนวนมากกว่าสินค้าคงคลังที่บันทึกไว้ในระบบ หากการตัดจำหน่ายหรือการลดราคาไม่ได้รับการจัดการอย่างถูกต้อง สินค้าคงคลังเกินบัญชีอาจเพิ่มขึ้นได้
ในรูปแบบค้าปลีก เช่น ซูเปอร์มาร์เก็ต ซึ่งราคาสินค้าเปลี่ยนแปลงบ่อยจากใบปลิวส่งเสริมการขาย โปรโมชั่นรายเดือน แคมเปญตามฤดูกาล โปรโมชั่นช่วงปลายปี อีเวนต์ช้อปปิ้งสำคัญ หรือแคมเปญช่วงวันหยุดนักขัตฤกษ์ การบริหารจัดการด้วยวิธีแมนนวลอาจทำได้ยาก ในกรณีเช่นนี้ ธุรกิจค้าปลีกอาจจำเป็นต้องใช้สินค้าคงคลังเชิงทฤษฎีที่อ้างอิงจากระบบ หรือมาตรการควบคุมการดำเนินงานอื่น ๆ ประเด็นสำคัญคือ ปัญหาจำนวนมากในการตรวจนับสินค้าคงคลังเกิดขึ้นก่อนที่การตรวจนับจริงจะเริ่มต้นขึ้น ไม่ว่าการตรวจนับสินค้าคงคลังจริงจะมีความถูกต้องเพียงใด คุณค่าของผลลัพธ์ก็จะลดลง หากข้อมูลและการดำเนินงานที่อยู่เบื้องหลังไม่ได้รับการบริหารจัดการอย่างเหมาะสม
สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับบริการตรวจนับสินค้าคงคลังของเรา โปรดดูรายละเอียดที่หน้าด้านล่าง
👉 การตรวจนับสินค้าคงคลัง – AJIS Thailand
Read previous article: Column1 ทำไมการตรวจนับสินค้าคงคลังจึงจำเป็นสำหรับธุรกิจค้าปลีก?
Read previous article: Column2 การตรวจนับสินค้าคงคลังช่วยเพิ่มความถูกต้องของสินค้าคงคลัง
บรรณาธิการ: AJIS Group
AJIS Group เป็นกลุ่มบริษัทระดับโลกที่นำโดย AJIS Co., Ltd. ซึ่งเป็นหนึ่งในผู้ให้บริการชั้นนำด้านการตรวจนับสินค้าคงคลังและบริการสนับสนุนธุรกิจค้าปลีกในประเทศญี่ปุ่น โดยกลุ่มบริษัทดำเนินธุรกิจในสหรัฐอเมริกา จีน ฮ่องกง ไต้หวัน เกาหลีใต้ สิงคโปร์ มาเลเซีย ไทย เวียดนาม และฟิลิปปินส์
ด้วยประสบการณ์การให้บริการแก่บริษัทมากกว่า 3,000 แห่ง และการสนับสนุนร้านค้าสะสมรวมมากกว่าหนึ่งล้านร้านต่อปี AJIS Group มีส่วนช่วยในการแก้ไขความท้าทายที่หลากหลายในอุตสาหกรรมค้าปลีกและการกระจายสินค้า บริการของกลุ่มบริษัทครอบคลุมถึงการตรวจนับสินค้าคงคลัง การสนับสนุนการดำเนินงานร้านค้า การปรับปรุงพื้นที่ขาย และการสนับสนุนกิจกรรมส่งเสริมการขาย
ด้วยการให้บริการเชิงปฏิบัติที่ปรับให้เหมาะสมกับลักษณะตลาดของแต่ละประเทศและภูมิภาค AJIS Group มีส่วนช่วยในการยกระดับประสิทธิภาพการดำเนินงานของร้านค้า และเพิ่มคุณค่าให้กับพื้นที่ขาย
